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Règlements

RÉGLEMENTS DE LA SECTION DE LA CAPITALE

 

En vigueur à compter du 19 décembre 2014 
(approuvé lors de l'assemblée extraordinaire des membres tenue à cette date - Section de la Capitale de l'IGF, Ottawa (Ontario)) 

 

ARTICLE 1 - GÉNÉRAL

1.01 Définitions

Dans le présent règlement administratif et autre de la Section, sauf indication contraire du contexte,

a)   « assemblées de membres » s'entend d'une assemblée annuelle ou extraordinaire de membres ; « assemblée extraordinaire de membres » s'entend d'une assemblée extraordinaire de tous les membres ayant droit de vote lors d'une assemblée annuelle de membres ;

b)   « conseil » s'entend du conseil d'administration de la Section et « administrateur » s'entend d'un membre du conseil ;

c)   « Loi » la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch. 23, y compris les règlements pris en vertu de la Loi et toute loi ou règlement qui pourrait les remplacer, ainsi que leurs modifications ;

d)   « proposition » s'entend d'une proposition présentée par un membre de la Section qui répond aux exigences de l'article 163 de la Loi ;

e)   « règlement » désigne tout règlement pris en application de la Loi ainsi que leurs modifications ou mise à jour, qui sont en vigueur ;

f)     « règlement administratif » désigne les présents règlements administratifs et tous les autres règlements administratifs de la Section ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur ;

g)   « résolution extraordinaire » s'entend d'une résolution adoptée aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées ;

h)   « résolution ordinaire » s'entend d'une résolution adoptée à cinquante pour cent (50 %) plus une (1) au moins des voix exprimées ;

i)     « statuts » désigne les statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi que les clauses de modification, les statuts de fusion, les statuts de prorogation, les clauses de réorganisation, les clauses d'arrangement, les statuts de reconstitution et les clauses de dissolution de la Section.

 

1.02 Interprétation

Dans l'interprétation des présents règlements administratifs, les termes utilisés au masculin incluent le féminin et ceux utilisés au singulier comprennent le pluriel et inversement, et le terme « personne » comprend un particulier, une personne morale, une société de personnes, une société de fiducie et un organisme non doté d'une personnalité morale.

Comme spécifié en 1.01 ci-dessus, les mots et les expressions définis dans la Loi ont la même signification lorsqu'ils sont utilisés dans les présents règlements administratifs.

 

1.03 Sceau de la Section

La Section peut avoir son propre sceau « Financial Management Institute of Canada - Capital Chapter Inc » et « Section de la Capitale inc. - Institut de la gestion financière du Canada ». Si un sceau est approuvé par le conseil, le secrétaire de la Section en sera le dépositaire.

 

1.04 Signature de documents

Les actes, les transferts, les cessions, les contrats, les obligations et autres documents écrits nécessitant la signature de la Section peuvent être signés par deux (2) de ses dirigeants ou administrateurs. En outre, le conseil peut déterminer la manière dont un document particulier ou un type de document doit être signé et désigner le ou les signataires. Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau de la Section, le cas échéant, sur le document en question. Tout signataire autorisé peut certifier qu'une copie d'un document, d'une résolution, d'un règlement administratif ou de tout autre document de la Section est conforme à l'original.

 

1.05 Fin d'exercice

La fin de l'exercice de la Section est le 30 juin de chaque année.

1.06 Opérations bancaires

  1. Les opérations bancaires de la Section sont effectuées dans une banque, une société de fiducie ou une autre firme ou société menant des activités bancaires au Canada ou ailleurs et désignée, nommée ou autorisée par résolution du conseil. Les opérations bancaires sont effectuées, en tout ou en partie, par un ou plusieurs dirigeants de la Section ou d'autres personnes désignées, mandatées ou autorisées à cette fin par résolution du conseil.
  2. Les fonds peuvent uniquement être retirés par chèque signé par deux des membres mandatés à cette fin par résolution du conseil.
    1. c.            Le conseil peut autoriser le trésorier à investir les fonds de la Section conformément à la politique en matière d'investissement approuvée par le conseil.

 

1.07 États financiers annuels

La Section peut, au lieu d'envoyer aux membres une copie des états financiers annuels et des autres documents mentionnés au paragraphe 172(1) (États financiers annuels) de la Loi, publier un avis à l'intention de ses membres indiquant que les états financiers annuels et autres documents mentionnés au paragraphe 172(1) peuvent être obtenus au siège de la Section et que tout membre peut, sur demande et sans frais en recevoir une copie au siège ou s'en faire envoyer une copie par courrier affranchi. La Section peut, conformément à la Loi et ses règlements, fournir une copie électronique des états financiers annuels et d'autres documents, ainsi que les afficher sur le site Web de la Section.

 

1.08 Siège social

Le siège social de la Section est situé à Ottawa dans la province de l'Ontario.

 

ARTICLE 2 - BUTS

 

2.01 Les buts de la Section sont :

    1      Être le principal promoteur et la meilleure source dans la région de la Capitale nationale de pratiques de gestion financière exemplaires reliées à l'imputabilité, l'économie, l'efficience et l'efficacité dans la gestion des ressources du secteur public ;

    2      Aider ses membres à bien connaître les pratiques exemplaires de gestion des ressources dans le secteur public au moyen de réunions, de journées de perfectionnement professionnel, de séminaires, de conférences, d'articles et de nouvelles publiés dans le journal igf*fmi et d'autres moyens définis par le conseil ;

    3      Organiser pour ses membres des activités d'apprentissage continu et de réseautage conçues de façon à améliorer leur connaissance des avancées dans le domaine de la gestion des ressources du secteur public ;

    4      Faciliter et encourager activement le réseautage parmi ses membres et au sein de la grande collectivité de la gestion des ressources dans le secteur public.

 

ARTICLE 3 - ADHÉSION

 

3.01 L'adhésion est offerte à toute personne intéressée par la gestion des ressources dans le secteur public et dont la demande d'adhésion a été acceptée par le conseil de la Section. Les catégories de membres sont les suivantes :

1. membres ordinaires ;

2. membres honoraires ;

3. membres étudiants ;

4. membres retraités ;

5. organisations membres.

3.02 Les membres ordinaires sont les membres qui paient la cotisation individuelle annuelle requise. Cette cotisation peut être payée en leur nom par leur employeur, qui peut bénéficier d'un tarif de groupe. Les membres ordinaires ont le droit de participer aux assemblées de membres et de voter.
 

3.03 Les membres honoraires sont les membres à qui le conseil de la Section ou le conseil d'administration de l'igf*fmi a décerné le titre de membre afin de promouvoir les objectifs de la Section ou de l'igf*fmi. Les membres honoraires ont le droit de participer aux réunions des membres, de voter et de profiter d'autres avantages tel que déterminé par le conseil.

3.04 Les membres étudiants doivent être actuellement inscrits dans une institution post secondaire reconnue. Les membres étudiants ont le droit de participer aux réunions des membres et de voter.

3.05 Les membres retraités ont pris leur retraite, mais souhaitent garder le contact avec la collectivité de la gestion des ressources du secteur public. Les membres retraités ont le droit de participer aux réunions des membres et de voter.

3.06 Les organisations membres défraient la cotisation annuelle pour les organisations telle que déterminée par le conseil. Elles peuvent ainsi assurer la participation de leurs employés aux activités de l'igf*fmi et de la Section ou profiter d'autres avantages tels que déterminés par la Section. Les organisations membres ont le droit d'envoyer un représentant aux réunions des membres et cette personne a le droit de voter.

3.07 Les membres ne peuvent parler au nom de la Section, signer des documents ou exprimer des opinions au nom de la Section sans en avoir été autorisés par le conseil.

 

3.08 Tous les membres ont droit de recevoir un avis de convocation aux assemblées des membres.

 

Article 4 - COTISATION ANNUELLE, CESSATION ET DISCIPLINE

 

4.01 Cotisation annuelle

1. La cotisation annuelle des membres réguliers, étudiants, retraités et des organisations membres se compose d'un montant déterminé par l'igf*fmi et d'un montant déterminé pour la Section par le conseil.

2. L'année financière de la Section détermine l'année d'adhésion.

3. Les membres doivent être avisés par écrit de la cotisation annuelle due et si celle-ci n'est pas payée au cours du mois civil suivant la date de renouvellement, l'adhésion sera automatiquement terminée.

 

4.02 Cessation de l'adhésion

L'adhésion à la Section lorsque :

a)   le membre décède ;

b)   le membre ne satisfait plus aux exigences décrites à la section 3 des présents règlements administratifs ;

c)    le membre remet sa démission par écrit au président du conseil et celle-ci prend effet à la date mentionnée dans ce document ;

d)   le membre est expulsé en vertu de la section 4.3 ci-dessous ou d'autres dispositions des statuts ou des règlements administratifs ;

e)   la période d'adhésion du membre est expirée ;

f)     la Section est dissoute en vertu de la Loi.

Conformément aux statuts, lors de la cessation de l'adhésion, les droits du membre, y compris tout droit quant aux biens de la Section, cessent automatiquement d'exister.

 

4.03 Discipline des membres

Le conseil est autorisé à suspendre ou à expulser un membre de la Section pour les raisons suivantes :

a)   violation d'une disposition des statuts, des règlements administratifs ou des politiques écrites de la Section ;

b)   une conduite susceptible de porter préjudice à la Section, selon l'avis du conseil à son entière discrétion ;

c)   toute autre raison que le conseil juge raisonnable, à son entière discrétion, en considération de la déclaration d'intention de la Section.

 

Si le conseil détermine qu'un membre doit être suspendu ou expulsé de la Section, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, donne au membre un avis de suspension ou d'expulsion de vingt (20) jours et lui indique les raisons qui motivent la suspension ou l'expulsion proposée. Au cours de cette période de vingt (20) jours, le membre peut transmettre au président, ou à tout autre dirigeant désigné par le conseil, une réponse écrite à l'avis reçu. Si le président ne reçoit aucune réponse écrite, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, pourra aviser le membre qu'il est suspendu ou exclu de la Section. Si le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, reçoit une réponse écrite en conformité avec le présent article, le conseil l'examinera pour en arriver à une décision définitive et il informera le membre de cette décision sans appel dans un délai de vingt (20) jours supplémentaires à compter de la date de réception de la réponse. La décision du conseil est irrévocable et le membre n'a aucun droit d'appel.

 

Article 5 - ASSEMBLÉES DE MEMBRES

 

5.01 Avis de convocation à l'assemblée de membres

Tous les membres habiles à voter reçoivent un avis de convocation à l'assemblée indiquant la date, l'heure et le lieu de celle-ci. Cet avis peut être envoyé selon une des méthodes suivantes :

a)   Par la poste, par messager ou en mains propres, l'avis étant envoyé à chaque membre habile à voter à l'assemblée, au cours de la période commençant trente-cinq (35) jours avant la date de l'assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant ;

b)   Par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre, l'avis étant communiqué à chaque membre habile à voter à l'assemblée, au cours de la période commençant trente-cinq (35) jours avant la date de l'assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant ;

c)    Par affichage sur une page du site Web de la Section fréquemment fréquentée par les membres, sur laquelle les activités de la Section sont régulièrement affichées, au cours de la période commençant trente-cinq (35) jours avant la date de l'assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant.

 

En vertu du paragraphe 197(1) (Partie 13: Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de la Section afin de changer les façons d'aviser les membres habiles à voter aux assemblées de membres.

 

5.02 Personnes ayant droit d'être présentes

Les seules personnes en droit d'assister à une assemblée sont celles habiles à voter à cette assemblée, les administrateurs et l'expert-comptable de la Section ainsi que toute autre personne dont la présence est autorisée ou requise en vertu des dispositions de la Loi, des statuts ou des règlements administratifs de la Section. Les autres personnes peuvent être admises uniquement à l'invitation du président de l'assemblée ou par résolution des membres.

 

5.03 Présidence de l'assemblée

Si le président et les vice-présidents du conseil sont absents, les membres présents qui sont habiles à voter à l'assemblée choisissent l'un d'entre eux pour présider l'assemblée.

 

5.04 Quorum

Le quorum de chaque assemblée (à moins que la Loi n'exige un nombre plus élevé de membres) est de 5 % des membres habiles à voter à l'assemblée. Il suffit que le quorum soit atteint à l'ouverture de l'assemblée pour que les membres puissent délibérer.


5.05 Genres d'assemblée

 

Toute assemblée annuelle ou extraordinaire des membres de la Section a lieu à la date, l'heure et le lieu choisis par le Conseil.

 

Assemblée annuelle : L'assemblée annuelle de la Section doit être tenue au cours de chaque année civile et au plus tard quatorze (14) mois après la dernière assemblée annuelle.

 

Assemblées extraordinaires : Toute assemblée extraordinaire des membres de la Section a lieu à la date, l'heure et le lieu choisis par le conseil ou à la demande d'au moins cinq pour cent (5 %) des membres de la Section habiles à voter, à la date, l'heure et le lieu choisis par le secrétaire.

 

5.06 Seules les questions mentionnées dans l'avis de convocation à une assemblée annuelle ou extraordinaire peuvent être traitées lors de ces réunions.

 

5.07 À chaque assemblée annuelle de la Section, le conseil présente aux membres le rapport annuel, le plus récent rapport annuel de l'expert-comptable est présenté, les administrateurs sont élus, les examinateurs financiers sont désignés, le montant de la cotisation annuelle est ratifié et toute autre question qui peut être dûment soumise à l'assemblée est discutée.

 

5.08 Tout avis de convocation à une assemblée de membres est publié sur le site Web de la Section et envoyé à la dernière adresse connue (physique ou courriel) de chaque membre inscrite aux dossiers de la Section. Aucune erreur ou omission dans l'avis d'une assemblée annuelle ou générale de membres de la Section ne peut invalider une assemblée ou annuler une décision prise lors de l'assemblée. Tout membre peut en tout temps renoncer à recevoir l'avis de convocation et peut ratifier, approuver et confirmer toutes mesures prises lors de l'assemblée.

 

5.09  Voix prépondérantes

Lors de toute assemblée de membres de la Section, à moins de disposition contraire des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, les décisions relatives aux questions sont prises à la majorité des voix. En cas d'égalité des voix après un vote à main levée, un vote au scrutin secret ou un vote par des moyens électroniques, le président de l'assemblée vote une deuxième fois.

 

À toute assemblée de la Section, chaque membre présent et habile à voter à l'assemblée a un (1) seul vote et le président détient le vote déterminant en cas d'égalité.

 

5.10 Vote postal des membres absents

En vertu de l'article 171(1) (Vote des membres absents) de la Loi, un membre autorisé à voter à une assemblée peut le faire par la poste si la Section a mis en place un système qui permet à la fois :

a)    de recueillir le vote de façon à ce qu'il puisse être vérifié subséquemment ;

b)   de présenter à la Section le résultat du vote sans toutefois qu'il soit possible pour celle-ci de savoir quel a été le vote du membre.

 

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification des statuts ou des règlements administratifs) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de la Section afin de changer cette méthode selon laquelle les membres qui ne sont pas présents à l'assemblée sont autorisés à voter.

 

5.11 Vote par procuration

En vertu de l'article 171(1) de la Loi, un membre habile à voter à une assemblée peut voter par procuration en désignant par écrit un fondé de pouvoir et un ou des suppléants, qui n'ont pas à être membre. Ces personnes peuvent assister à l'assemblée et agir selon les modalités de la procuration, sujet aux exigences suivantes :

  1. une procuration n'est valide que pour l'assemblée pour laquelle elle a été accordée ou à la reprise de cette assemblée à la suite d'un ajournement ;
  2. un membre peut révoquer une procuration en déposant par écrit un instrument signé par lui-même ou au Québec, par lui-même ou son agent ou mandataire
    1. au siège social de la Section au plus tard le dernier jour ouvrable avant la tenue de l'assemblée ou la journée de la poursuite de l'assemblée si elle a été ajournée, ou
    2. auprès du président de l'assemblée le jour de la tenue de l'assemblée ou la journée de la poursuite de l'assemblée si elle a été ajournée ;
    3. un fondé de pouvoir ou son suppléant possède les mêmes droits que le membre qui l'a désigné. Lors de l'assemblée, il ou elle a donc le droit de prendre la parole sur toute question, de voter lors d'un scrutin, de demander un vote et, sauf dans le cas ou un fondé de pouvoir ou un suppléant a reçu des instructions contradictoires de plus d'un membre, de voter à main levée.
    4. si la procuration a été rédigée par une personne autre que le membre, la procuration doit
      1. indiquer, en caractères gras,
        1. l'assemblée lors de laquelle elle pourra être utilisée
        2. que le membre peut désigner un fondé de pouvoir, autre que la personne désignée dans la procuration, pour assister et agir en leur nom lors de l'assemblée, et
        3. les instructions sur la manière de désignation du fondé de pouvoir par le membre,
      2. prévoir un espace pour y inscrire la date,
      3. fournir au membre le moyen de désigner une autre personne à titre de fondé de pouvoir, si la procuration désigne une personne comme fondé de pouvoir,
      4. offrir au membre un moyen de préciser que son vote sera en faveur ou contre chacune des questions ou groupe de questions, comme énumérées dans l'avis de convocation, à l'exception de la nomination de l'expert-comptable et l'élection des administrateurs,
      5. offrir au membre un moyen de préciser si son vote sera exercé ou non quant à la nomination de l'expert-comptable et l'élection des administrateurs,
      6. mentionner si le vote du membre sera exercé ou non, conformément aux instructions du membre, lors de tout scrutin qui peut être demandé et que, si le membre a indiqué un choix aux sous-paragraphes (iv) et (v) pour toute question qui pourrait être soulevée, le vote sera fait en conséquence.
    5. la procuration peut préciser qu'une fois la procuration signée, le membre délègue son pouvoir quant aux questions pour lesquelles un choix n'a pas été énoncé conformément au sous-paragraphe (d)(iv), seulement si la procuration précise, en caractères gras, comment le fondé de pouvoir doit voter pour chacune des questions ou groupe de questions ;
    6. si la procuration est envoyée format électronique, les informations devant être en caractères gras pourront être présentées de façon à attirer l'attention du récipiendaire ;
    7. la procuration, une fois signée, doit préciser si elle confère un pouvoir discrétionnaire quant aux amendements apportés aux questions mentionnées dans l'avis de convocation ou aux autres questions dûment soulevées durant l'assemblée.

En vertu de l'article 197(1) de la Loi, une résolution extraordinaire (et si l'article 199 s'applique, une résolution extraordinaire de chacune des catégories de membre) est requise pour modifier les statuts ou les règlements administratifs de la Section afin de changer les méthodes selon lesquelles les membres qui ne sont pas présents à l'assemblée sont autorisés à voter.

 

5.12 Discipline des administrateurs

 

Lors d'une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin, les membres de la Section peuvent par résolution ordinaire destituer un ou plusieurs administrateurs.

 

Toute vacance résultant de la destitution d'un ou plusieurs administrateurs peut être comblée lors de cette même assemblée ou sinon, conformément à l'article 132 de la Loi.

 

Article 6 - ADMINISTRATEURS

 

6.01 Sous réserve de la Loi, le Conseil d'administration comprend au moins six (6) et au plus vingt (20) administrateurs. Le Conseil comprend les postes suivants dont le mandat est de deux (2) ans. Le mandat des administrateurs peut être échelonné :

 

  1. Président
  2. Vice-président - Stratégie
  3. Vice-président - Opérations
  4. Secrétaire
  5. Trésorier
  6. Coprésident du programme
  7. Coprésident du programme
  8. Président, Comité marketing
  9. Président, Comité TI
  10. Président, Réseau des futurs leaders
  11. Président, Comité de liaison ministériel
  12. Président, Comité social
  13. jusqu'à huit administrateurs.

 

6.02 Élection et mandat

Sous réserve des statuts, les membres élisent les administrateurs à la première assemblée et à chaque assemblée annuelle à laquelle les administrateurs doivent être élus.

 

Le conseil approuve le mandat de chacun des postes de « président de comité » et de  « coprésident de comité ».

 

Le conseil peut créer d'autres postes d'administrateur, nommer des membres de la Section à ces postes et préciser leur mandat. Le nombre total d'administrateurs nommés ne doit pas excéder un tiers (1/3) du nombre d'administrateurs élus lors de la dernière assemblée annuelle.

 

6.03 Sous réserve de la Loi, le conseil administre la propriété et les affaires de la Section. Le conseil doit en particulier :

  1. Préparer, examiner et approuver le budget annuel et pluriannuel, le plan opérationnel, le plan stratégique (y compris la vision, la mission, les objectifs clés et l'aperçu financier) ;
  2. Nommer les membres honoraires ;
  3. Nommer les administrateurs ;
  4. Approuver les politiques de la Section ;
  5. Fournir des commentaires sur l'énoncé du travail et l'évaluation du rendement du directeur général de la Section ;
  6. Approuver les états financiers et le Rapport annuel ;
  7. Approuver tous les rapports de rendement et tout autre rapport destiné aux membres de la Section et au public.

 

6.04 Les administrateurs ne sont pas rémunérés pour leurs services à titre d'administrateurs. Les administrateurs peuvent, conformément aux politiques établies par le conseil et sur approbation des fondés de pouvoir, recevoir remboursement des frais raisonnables de participation aux réunions ordinaires et extraordinaires du conseil et des dépenses encourues dans l'exercice de leurs fonctions.

 

6.05 Sous réserve de la Loi, chaque administrateur de la Section ou toute autre personne dûment autorisée, qui a accepté ou est en voie d'accepter d'assumer une responsabilité au nom de la Section, sera indemnisé ou dédommagé à même les fonds de la Section ou à même une assurance responsabilité, pourvu qu'il ait agi dans le cadre de l'exécution des devoirs de sa charge et à la condition d'avoir agi en toute bonne foi.

 

6.06 Les administrateurs et les membres du Comité exécutif doivent s'exclure eux-mêmes lorsqu'une décision pourrait les avantager, directement ou indirectement, ou donner lieu à un conflit d'intérêts apparent.

 

Article 7 - RÉUNIONS DES ADMINISTRATEURS

 

7.01 Convocation des réunions

Le président, les vice-présidents ou deux (2) administrateurs peuvent convoquer une réunion en tout temps.

 

7.02 Avis de convocation

Tous les administrateurs doivent être informés, au moins sept (7) jours avant la réunion, de la date, de l'heure et du lieu de la réunion du Conseil soit par courrier, téléphone, courriel ou autres moyens. Les administrateurs peuvent, par convention unanime, renoncer à cette disposition. Si tous les administrateurs présents y consentent et qu'aucun ne s'y objecte, ils peuvent renoncer à cette disposition ou si les administrateurs absents ont renoncé à cette disposition ou ont consenti d'une façon ou d'une autre à la tenue de la réunion. Un avis de convocation à la reprise d'une réunion ajournée n'est pas requis si la date, l'heure et le lieu de cette reprise sont annoncés lors de la réunion originale. À moins que les règlements administratifs ne le spécifient, l'avis de convocation n'a pas à préciser l'objet ou l'ordre du jour de la réunion sauf si la réunion des administrateurs abordera une des questions mentionnées au paragraphe 138(2) (Limites) de la Loi.

 

7.03 Réunions ordinaires

  1. Au début de chaque exercice, les administrateurs recevront le calendrier des réunions ordinaires du conseil tel que déterminé par le président.
  2. Le conseil tiendra au moins six (6) réunions par année, une (1) immédiatement après l'assemblée annuelle des membres et les autres environ tous les deux (2) mois.
    1. Une copie de toute résolution du conseil fixant la date, l'heure et le lieu des réunions ordinaires du conseil est envoyée à chaque administrateur immédiatement après son adoption. Aucun autre avis n'est nécessaire pour une autre réunion ordinaire sauf si le paragraphe 136(3) (Avis de la réunion) de la Loi exige que l'objet ou l'ordre du jour soient précisés dans l'avis.
    2. Les réunions du conseil peuvent se dérouler soit en personne, ou soit par conférence téléphonique ou Web.

 

7.04 Voix prépondérantes

Dans toutes les réunions du conseil, la décision concernant une question donnée est rendue à la majorité des voix exprimées sur cette question. En cas d'égalité, le président de la réunion vote une deuxième fois.

 

7.05 Poste vacant

Le poste d'un administrateur sera déclaré automatiquement vacant si l'administrateur ne se présente pas à trois (3) réunions consécutives, à moins d'être excusé sur proposition du conseil.

 

7.06  Participation des membres aux réunions

Tout membre peut assister aux réunions du conseil à titre d'observateur en faisant parvenir une demande au président au moins une semaine avant la réunion. Ces demandes seront acceptées à moins que le conseil ait prévu de discuter de questions confidentielles ou délicates. Le président de la réunion peut demander à un membre observateur de sortir de la salle de réunion si le conseil discute de questions confidentielles ou délicates.

 

7.07 Comités

S'il le juge nécessaire ou approprié à cette fin et sous réserve de la Loi, le conseil peut déléguer certains pouvoirs à un comité ou à un organe consultatif. Le conseil approuve le mandat et la composition des comités et groupes de travail. Tout comité dont il n'est pas fait mention dans les présents règlements peut être destitué par résolution du conseil.

Les règles suivantes s'appliquent à tous les comités permanents du conseil sauf disposition contraire du présent règlement :

              (a) l'avis de convocation à une réunion d'un comité sera fait soit par téléphone, par télécopieur ou courriel, ou par d'autres méthodes de transmission à tous les membres du comité au moins quarante-huit (48) heures avant la réunion ou devra être envoyé par la poste à tous les membres du comité au moins quatorze (14) jours avant ;  

            (b) aucune erreur ou omission dans l'envoi de l'avis de convocation ou d'ajournement d'une réunion d'un comité n'annulera ladite réunion ou l'une quelconque des délibérations qui y ont été prises, et tout membre d'un comité peut renoncer n'importe quand au droit de recevoir un avis d'une telle réunion et ratifier, approuver et confirmer l'une ou toutes les délibérations qui y ont été prises ;

            (c) toute réunion d'un comité peut avoir lieu en tout temps, en tout lieu et sans avis préalable si la majorité de ses membres sont soit présents ou ont renoncé à l'avis de convocation ou ont signifié qu'ils acceptaient la tenue de la réunion, soit avant ou après la réunion ;

            (d) les réunions d'un comité peuvent se tenir par conférence téléphonique ou par tout autre moyen de communication électronique permettant à l'ensemble des participants de s'entendre. Un membre participant à une telle réunion par l'un de ces moyens est présumé être présent à la réunion ;

            (e) le comité peut désigner un jour (ou des jours) dans un (ou des) mois choisi(s) pour les réunions ordinaires, au lieu et à l'heure nommés et aucun autre avis ne sera requis à l'égard de ces réunions ;

            (f) le quorum aux réunions d'un comité est constitué de la majorité de ses membres ayant droit de vote ;

            (g) sous réserve du présent règlement et de la Loi, le comité décide des questions à discuter à la majorité des voix.

 

7.08 Comité Finances et Vérification

(1)     Le comité Finances et Vérification est chargé :

  1. de revoir le budget annuel et les rapports financiers périodiques de la Section et de faire des recommandations au conseil (ou au comité exécutif, le cas échéant) ;
  2. de faire des recommandations quant aux politiques en matière de gestion des ressources financières de la Section, du système de contrôle financier  interne, l'établissement du montant de la cotisation annuelle, de l'affectation des fonds et de la structure générale des tarifs, y compris les révisions requises à cette structure afin de réaliser les objectifs de recettes ;
  3. d'accomplir d'autres tâches qui pourraient lui être assignées par le conseil ;
  4. sous réserve de la Loi,
    1. de faire des recommandations quant à la désignation de l'expert-comptable ;
    2. d'effectuer l'examen des états financiers examinés ou vérifiés de la Section et de tout autre document financier qu'il juge nécessaire et en fait rapport au conseil.

(2)     Le comité comprend :

(a)  le trésorier ;

(b)  au moins deux (2) autres administrateurs nommés par le conseil ;

(c)  au moins un représentant des membres de la Section qui ne siège pas au conseil.

(3)     Les administrateurs nommés à ce comité servent un mandat de deux (2) ans qui peut être renouvelé.

(4)     Le trésorier préside le comité.

(5)     Le quorum des réunions du comité est de trois membres du comité ayant droit de vote.

 

Article 8 - ÉLECTION AU CONSEIL D'ADMINISTRATION

 

8.01 Le comité Gouvernance et Nominations (CGN) est chargé de l'élection du conseil et des dirigeants. Ce comité est présidé par le président.

 

8.02 L'objectif du CGN est d'identifier et d'examiner la qualification des candidats à l'élection au conseil et de ses dirigeants et de formuler des recommandations officielles au conseil. Suite à l'approbation du conseil, le nom des candidats et d'autres informations pertinentes sont affichés sur le site Web de la Section.

 

8.03 Le comité comprend :

1. Le président (président du CGN) ;

2. Un (1) membre du conseil qui ne sera pas candidat au poste de vice-président ou de président ;

3. Un (1) représentant des membres de la Section qui ne siège pas au conseil.

 

8.04 Nominations au CGN et mandats

  1. Le président du conseil et le membre du conseil seront membre du comité pour la durée de leur mandat au conseil.

2. La durée du mandat des membres du comité peut être échelonnée sur un (1) ou deux (2) ans, coïncidant ainsi avec le mandat au conseil. La durée normale du mandat est de deux (2) ans. Le mandat du représentant des membres peut être renouvelé pour deux (2) ans, mais dans ce cas, il lui faudra se retirer pendant au moins deux (2) ans avant d'être nommé à nouveau.

 

8.05 Le CGN est spécifiquement chargé de l'examen annuel des règlements administratifs et de la recommandation de candidats à l'élection et réélection au conseil. Ceci comprend l'élaboration d'un processus officiel de sélection des membres du conseil.

 

8.06 Le CGN se réunit au moins trois (3) fois par année (soit en personne ou par conférence téléphonique ou Web) et a le pouvoir de convoquer des réunions supplémentaires, selon les circonstances.

 

8.07 Les recommandations du CGN doivent parvenir au secrétaire de la Section au moins soixante (60) jours avant l'assemblée annuelle.

 

8.08 En plus de la liste des candidats recommandés par le CGN, un membre peut poser sa candidature à un poste d'administrateur pourvu qu'il reçoive l'appui écrit de cinq (5) membres. Le secrétaire doit lancer un appel de candidatures aux membres soixante (60) jours avant l'assemblée annuelle. Les nominations doivent être reçues par le secrétaire au moins trente (30) jours avant l'assemblée ordinaire ou extraordinaire à laquelle les administrateurs seront élus. Les administrateurs sont élus par résolution ordinaire des membres présents à une assemblée annuelle ou extraordinaire de membres.

 

8.09 En cas de conflit d'intérêts apparent sur une question particulière, la personne concernée ne participe pas aux discussions du CGN à ce sujet.

 

Article 9 - DIRIGEANTS

 

9.01 Description des fonctions

Les paragraphes suivants précisent en gros les fonctions des administrateurs qui composent le comité exécutif. Ce comité est chargé de la surveillance générale et du contrôle de l'administration et du fonctionnement courant des activités et des affaires internes de la Section.

 

9.02 Le président : le président doit :

  1. présider toutes les assemblées des membres et les réunions du conseil et du comité exécutif de la Section ;
  2. représenter la Section sur toute question sauf en cas d'une délégation autre ;
  3. assurer la direction et l'orientation du comité exécutif et du conseil ;
  4. promouvoir en tout temps l'intérêt supérieur de la Section ;
  5. présider le comité Gouvernance et Nominations (CGN) ;
  6. définir les fonctions des dirigeants ;
  7. représenter la Section et transiger avec l'igf*fmi.

 

9.03 Le vice-président - Stratégie : le vice-président doit :

  1. en cas d'absence ou d'incapacité du président, assumer les fonctions et exercer les pouvoirs du président ;
  2. assurer la direction et l'orientation aux coprésidents du comité Programme afin d'assurer le succès du programme annuel ;
  3. préparer les rapports de planification stratégique destinés au comité exécutif et au conseil.

 

9.04 Le vice-président - Opérations : le vice-président doit :

  1. en cas d'absence ou d'incapacité du président, assumer les fonctions et exercer les pouvoirs du président ;
  2. superviser les relations contractuelles avec le directeur général de la Section ;
  3. assurer la direction et l'orientation au président du comité Marketing afin d'assurer le succès du plan de communication.

 

9.05 Le secrétaire : le secrétaire doit :

  1. s'occuper de la préparation de l'ordre du jour et du procès-verbal des réunions de la Section, comme requis ;
  2. émettre les avis de convocation des réunions des administrateurs et des membres, comme précisé dans les présents règlements administratifs ;
  3. aviser l'administrateur de toute résolution ou politique que cet administrateur doit mettre en œuvre ;
  4. assurer la garde du sceau, des documents officiels, des dossiers, de la correspondance et des contrats de la Section conservés conformément à l'article intitulé « Livres » dans les présents règlements administratifs.

Afin de s'assurer de la bonne exécution de ces tâches, le secrétaire peut demander au directeur général de la Section de les mener à bien.

 

9.06 Le trésorier : le trésorier doit :

  1. exercer la surveillance financière de la Section, y compris toutes les questions bancaires ;
  2. présider le comité Finances et Vérification ;
  3. préparer le budget de fonctionnement annuel pour examen et approbation du conseil ;
  4. assurer la tenue de comptes complets et exacts des actifs, passifs, recettes et déboursés de la Section et présenter au conseil et aux membres un compte-rendu mensuel et annuel de la comptabilité de toutes les transactions de la Section et un état de la situation financière ;
  5. diriger la préparation des états financiers annuels, soit la présidence du comité Finances et Vérification et le processus de désignation de l'expert-comptable qui effectuera l'examen annuel des états financiers.

 

Les pouvoirs et fonctions de tous les dirigeants de la Section sont ceux qu'exige leur mandat, ou encore le conseil ou le président. Sous réserve de la Loi, le conseil peut en tout temps modifier, ajouter ou limiter les pouvoirs et fonctions d'un dirigeant.

 

9.07 Le comité exécutif, tout en respectant les limites budgétaires approuvées par le conseil, peut nommer des mandataires ou embaucher des employés au besoin et ces personnes jouiront de l'autorité et rempliront les fonctions précisées par le comité exécutif au moment de leur nomination.

 

9.08 Tous les contrats d'emploi et de services doivent être signés par le président et un (1) autre membre du comité exécutif. Ces contrats seront déposés à une réunion du comité exécutif et peuvent être remis, sur demande, aux autres membres du conseil.

 

9.09 Sous réserve du plafond établi annuellement par conseil, le président et un (1) autre membre du comité exécutif peuvent approuver les dépenses non prévues au budget. Ces dépenses seront divulguées au conseil lors de sa prochaine réunion.

 

9.10 Le comité exécutif se réunit au moins six (6) fois par année, dont une (1) fois immédiatement après l'assemblée annuelle de membres et les autres à un intervalle d'environ deux (2) mois à la date, l'heure et le lieu choisit par le président.

 

9.11 Deux (2) membres du comité exécutif peuvent demander au secrétaire de convoquer une réunion. Le secrétaire convoquera cette réunion en deçà de vingt-et-un (21) jours de la demande.

 

9.12 Un quorum de trois (3) membres du comité exécutif est requis pour la conduite des affaires du comité.

 

9.13  Vacance d'un poste de dirigeant. À moins qu'un dirigeant ne soit révoqué de son poste, un dirigeant sera en poste :

a)   jusqu'à la nomination du successeur du dirigeant ;

b)   jusqu'à la démission du dirigeant ;

c)    jusqu'à ce que le dirigeant cesse d'être un administrateur (si cela est essentiel au poste) ;

d)   jusqu'au décès du dirigeant.

Si un poste de dirigeant est vacant, les administrateurs peuvent pourvoir le poste en adoptant une résolution à cet effet.

 

Article 10 - DÉSIGNATION DE L'EXPERT-COMPTABLE

10.01 Sous réserve de la Loi, les membres de la Section nomment, par voie de résolution ordinaire, à chaque assemblée annuelle, un expert-comptable dont le mandat se terminera à la clôture de l'assemblée annuelle suivante.

 

10.02 Si à défaut de nomination de l'expert-comptable lors d'une assemblée et de résolution prise en vertu de l'article 182, l'expert-comptable en fonction poursuit son mandat jusqu'à la nomination de son successeur.

 

10.03 La rémunération de l'expert-comptable est fixée par les administrateurs de la Section.

 

10.04 L'expert-comptable peut assister aux assemblées aux frais de la Section et a le droit d'y être entendu sur toute question relevant de ses fonctions.

 

10.05 Après la mission de vérification ou d'examen, selon le cas, l'expert-comptable fait rapport, de la manière réglementaire, sur les états financiers que la présente loi ordonne de présenter aux membres, à l'exception des états financiers ou de la partie de ceux-ci se rapportant à la période visée au sous-alinéa 172(1)a)(ii).

 

Article 11 - AMENDEMENT ET INTERPRÉTATION DES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

11.01 Sous réserve de la Loi, le conseil peut, par résolution, prendre, modifier ou abroger tout règlement administratif qui régit les activités ou les affaires de la Section. Un tel règlement administratif, sa modification ou son abrogation, entre en vigueur à la date de la résolution des administrateurs jusqu'à la prochaine assemblée des membres où il y aura confirmation, rejet ou modification de celui-ci par les membres par résolution ordinaire. Si le règlement administratif, sa modification ou son abrogation est confirmé ou confirmé tel que modifié par les membres, il demeure en vigueur sous la forme dans laquelle il a été confirmé. Le règlement administratif, sa modification ou son abrogation cesse d'être en vigueur s'il n'est pas soumis aux membres à la prochaine assemblée des membres ou s'il est rejeté par les membres lors de l'assemblée.

Cette disposition ne s'applique pas aux règlements administratifs qui exigent une résolution extraordinaire des membres conformément au paragraphe 197(1) (Partie 13 : Modification de structure) de la Loi puisque les modifications ou abrogations à de tels règlements administratifs ne sont en vigueur que lorsqu'elles sont confirmées par les membres.

11.02 Les amendements proposés aux règlements administratifs doivent mis à la disposition des membres au moins trente (30) jours avant l'assemblée convoquée dans le but d'examiner lesdits règlements.

11.03  Sous réserve de la Loi, en cas de litige quant à l'intention ou l'interprétation des présents règlements, la décision du conseil sera définitive.

 

Article 12- CONFLIT D'INTÉRÊTS

12.01 Aucun membre de la Section ne doit profiter d'avantages financiers ou autres, secondaire ou autre, des activités, des comptes financiers et des ressources de la Section, sauf disposition contraire dans les présents règlements.

 

12.02 La Section peut conclure des contrats ou négocier avec des membres, des administrateurs élus au conseil, des membres nommés au sein de comités ou des représentants autorisés de la Section, de toutes entreprises, partenaires ou associations dans lesquelles un ou plusieurs administrateurs, membres ou représentants autorisés sont des administrateurs ou des officiers, y possèdent un intérêt financier ou sont employés par cette autre organisation si les conditions suivantes sont présentes :

  1. Tous les faits concernant la relation ou l'intérêt en ce qui concerne le contrat ou la transaction sont pleinement divulgués au conseil avant le début d'un tel contrat ou d'une telle transaction ;
  2. Le conseil autorise en toute bonne foi le contrat ou la transaction par un vote majoritaire des administrateurs qui n'ont aucun intérêt dans le contrat ou la transaction ;
  3. Le contrat ou la transaction est équitable envers la Section et respecte toutes les lois et règlements applicables.

 

12.03 Tous les administrateurs, les membres nommés aux divers comités et les représentants autorisés de la Section doivent agir de manière indépendante conformément à leurs obligations envers la Section et lois applicables, sans égard à leurs autres affiliations, adhésions ou postes.

 

12.04 Tous les administrateurs, membres nommés aux divers comités et les représentants autorisés doivent divulguer tout intérêt ou affiliation qu'ils peuvent avoir avec une organisation ou un individu avec lesquels la Section a conclu ou peut conclure un contrat, une entente ou toute autre transaction et ils doivent s'abstenir de voter ou d'influencer le vote sur ces questions.

 

Article 13- Mécanismes de résolution de conflits

13.01 Tout différend ou controverse entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de la Section doit en autant que possible être réglé conformément aux mécanismes de résolution de conflits basés sur la médiation et l'arbitrage énoncés dans les présents règlements.

 

13.02 Si un différend ou une controverse entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de la Section découlant des statuts ou des règlements administratifs ou s'y rapportant ou découlant de tout aspect du fonctionnement de la Section n'est pas réglé dans le cadre de réunions privées entre les parties, sans porter atteinte ou déroger de toute autre façon aux droits conférés aux membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité, employés ou bénévoles de la Section en vertu des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, au lieu que ces personnes intentent une action en justice, le différend ou la controverse est réglé au moyen d'un mécanisme de règlement ci-après :

  1. Le différend ou la controverse est d'abord soumis à un groupe de médiateurs. Une partie désigne un médiateur et l'autre partie (ou, s'il y a lieu, le conseil de la Section) en désigne un autre. Les deux médiateurs ainsi désignés désignent conjointement un troisième médiateur. Les trois médiateurs se réunissent alors avec les parties visées pour tenter d'en arriver à un règlement entre elles.
  2. Avec l'accord des parties, le nombre de médiateurs peut être ramené de trois à un ou deux.
  3. Si la médiation ne permet pas de régler le différend entre les parties, ces dernières conviennent de le régler par arbitrage en le soumettant à un seul arbitre, qui ne doit pas être l'un des médiateurs susmentionnés, conformément à la législation en matière d'arbitrage provinciale ou territoriale en vigueur dans la province ou le territoire où se trouve le siège de la Section ou selon les autres modalités convenues par les parties au différend. Les parties conviennent que toutes les procédures relatives à l'arbitrage sont confidentielles et que toute divulgation de quelque nature que ce soit est interdite. La décision de l'arbitre est finale et exécutoire et ne peut faire l'objet d'un appel sur une question de fait, une question de droit ou une question mixte de fait et de droit.

 

Tous les coûts liés aux médiateurs désignés conformément au présent article sont pris en charge en parts égales par les parties au différend ou à la controverse. Tous les coûts liés aux arbitres désignés conformément au présent article sont pris en charge par les parties, tels que déterminés par les arbitres.

 

Article 14- DISSOLUTION

14.01 Sous réserve de la Loi, si la Section est dissoute pour quelque raison, ses actifs seront dispersés à un organisme de charité désigné par les membres habiles à voter après avoir payé les dettes justes, raisonnables et appuyées, en conformité aux exigences légales.

 

Article 15- Livres

15.01 Sous réserve de la Loi, la Section doit conserver une copie permanente du procès-verbal de toutes les réunions du conseil, un registre de toutes les actions prises par le conseil sans réunion et un registre de toutes les actions prises par un comité du conseil agissant au nom du conseil et au nom de la Section. La Section doit maintenir des livres comptables adéquats.

 

15.02 La Section doit conserver une copie des documents suivants à son bureau principal ou à un endroit duquel les documents peuvent être récupérés dans deux (2) jours ouvrables :

  1. ses statuts ou statuts modifiés d'incorporation et toutes modifications actuellement en vigueur;
  2. ses règlements administratifs ou règlements modifiés et tous les amendements actuellement en vigueur;
  3. les résolutions adoptées par le conseil;
  4. les états financiers approuvés des trois (3) dernières années ;
  5. la liste des noms et adresses d'affaires des administrateurs actuellement en poste;
  6. le rapport annuel le plus récent ;
  7. tout autre document requis par la Loi.